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Surchargé ? 5 techniques pour reprendre le contrôle de votre temps

5 tactiques pour reprendre le contrôle de votre temps (sans utiliser d’outils compliqués)

By 21 juin 2017Blog

Qui ne s’est pas déjà dit ce genre de choses :

  • « Moi, j’ai plus de trucs à faire que les autres »
  • « J’ai beau utiliser des techniques de gestion de temps, il y a toujours quelqu’un ou quelque chose qui vient tout gâcher »
  • « J’ai déjà testé des applis de productivité, mais aucune n’est vraiment adaptée à ma situation »

Si, si… je suis sûr que vous vous êtes déjà dit ça un jour…

C’est normal, nous adorons penser que nous sommes spéciaux.

Ce qui marche pour les autres ne peut pas fonctionner pour nous parce que nous sommes DI-FFÉ-RENT, pas vrai ?

Sauf que tout le monde peut se reconnaître dans les petites phrases ci-dessus.

Alors comment se fait-il que certaines personnes arrivent à accomplir bien plus que les autres ?

MYTHE #1 : votre emploi du temps est plus chargé que celui des autres

La vérité, c’est que tout le monde est logé à la même enseigne quand il s’agit du temps. Personne ne vit dans une singularité spatio-temporelle isolée où les secondes seraient plus courtes.

Les jours font 24 heures partout et pour tout le monde.

Certaines personnes sont justes meilleures pour gérer ce temps.

MYTHE #2 : bien gérer son temps nécessite des super-techniques-ultra-secrètes jalousement gardées par la Guilde des Gens Productifs

Non, il n’y a pas de super-techniques-ultra-secrètes. Pas plus qu’il n’y a de Guilde  des Gens Productifs.

Et vous n’avez pas besoin d’applis super perfectionnées à la James Bond ou d’un coach à 200 euros de l’heure.

C’est avant tout une histoire d’état d’esprit.

La gestion de votre temps dépend surtout de la façon dont vous appréhendez tout ce que vous avez à faire (et nous avons tous une TONNE de choses à faire).

Voici 5 stratégies simples que vous pouvez utiliser pour reprendre rapidement le contrôle de votre temps.

Il vous suffit de les mettre en place une fois pour toute.

Chacune de ces stratégies peut vous faire gagner plusieurs heures par jour. Et si vous utilisez les 5 simultanément vous pouvez gagner jusqu’à 10 heures par semaine !

C’est 40 heures par mois… soit l’équivalent d’une semaine de travail libérée pour faire ce que vous voulez… !

Stratégie #1 : apprenez à dire « non », simplement et sans vexer personne

Dire « non » à une requête demande une forme de courage et nous n’avons pas toujours l’énergie nécessaire.

Alors soit nous acceptons la requête en cédant à la pression sociale, soit nous trouvons des excuses :

  • « Je suis désolé, mais j’ai un imprévu et je ne pourrai pas aujourd’hui… »
  • « Je ne suis pas sûr d’avoir le temps en ce moment… je suis complètement sous l’eau ! »
  • « Je ne suis pas sûr de savoir faire… »

Ces formes de refus ne sont pas franches et peuvent laisser la place à l’interprétation. Mieux vaut dire « non » poliment mais fermement.

Et ça, c’est une vraie compétence !

Il existe tout un tas de manières de faire. En voilà quelques-unes, issues de l’excellent livre de G. McKeown, « Essentialism » :

  1. Utilisez sciemment les silences

Quand quelqu’un vous soumet une requête à laquelle vous ne souhaitez pas donner suite, attendez 3 secondes avant de répondre. Laissez le silence s’installer pour montrer que vous pesez votre décision. Puis annoncez le verdict (ou laissez la personne conclure par elle-même).

  1. Communiquez à l’avance

Si vous êtes en train de travailler sur un projet qui vous prend tout votre temps, prévenez votre entourage : « Je prévois de travailler sur ce projet pendant _____ semaines. Je n’aurais donc pas le temps ni l’énergie de répondre à vos demandes et j’en suis désolé ! »

  1. Proposez un arbitrage

Cette technique fonctionne très bien, en particulier dans le monde professionnel.

Dire « non » à votre supérieur quand il vous demande de traiter un dossier est parfois difficile (voire impensable selon votre poste). Mais accepter une nouvelle tâche peut vous empêcher de mener à bien vos autres activités et donc nuire à l’atteinte de vos objectifs…

Une bonne manière de faire est de demander à votre supérieur d’arbitrer lui-même : « OK, je travaille dessus en priorité ! Pouvons-nous voir quelle activité je dépriorise pour traiter ce nouveau dossier ? »

Cette technique permet à la fois de :

  • montrer à votre supérieur que vous êtes professionnel et que avez à cœur de bien faire votre travail ;
  • lui montrer que vous avez conscience de vos capacités et de vos priorités ;
  • le mettre devant ses propres responsabilités.

Stratégie #2 : supprimez les petits « irritants » quotidiens

Les « irritants » quotidiens sont toutes ces petites choses qui nous pompent du temps et de l’énergie… tous les jours.

Ce n’est généralement pas grand-chose :

  • « Il faut encore que j’aille chercher des cintres dans la penderie de l’entrée pour ranger mes chemises »
  • « Je n’ai jamais de piles quand j’en ai besoin »
  • « J’en ai marre de ce placard qui coulisse mal »

Je suis sûr que vous voyez de quoi je parle…

La liste est longue.

Et le problème avec les longues listes, c’est que ça s’accumule !

Si vous n’avez que deux assiettes qui se battent en duel dans le placard de la cuisine, vous devez sans doute faire la vaisselle à la main à chaque repas…

Si vos vêtements sont rangés dans deux endroits différents, vous devez sans cesse faire des allers-retours pour vous habiller…

Non seulement toutes ces petites choses vous font perdre du temps, mais en plus elles plombent votre motivation et votre productivité.

En fait, il y a deux types « d’irritants : les « to-do » en suspens et les problèmes matériels ou d’organisation.

Voilà ce que vous pouvez faire :
  1. Prenez une feuille et listez tous vos « il faut que… », « je dois… », « il faudrait… », etc. Ce sont vos « to-do » en suspens. Pensez aussi à tous vos projets inachevés (petits ou grands) ;
  2. Continuez en listant tous vos petits soucis du quotidien : une table bancale, une fuite, le wifi qui déconnecte, la chasse d’eau à réparer, etc.
  3. Planifiez du temps pour faire ou réparer toutes ces petites choses : acheter de nouvelles assiettes, réparer votre wifi, colmater votre fuite, etc.

Vous n’êtes pas obligé de tout faire d’un coup, une ou deux heures par semaine peuvent suffire à venir à bout de votre liste en un ou deux mois. Une fois qu’un irritant est supprimé, il l’est définitivement !

Stratégie #3 : planifiez vos activités

J’ai personnellement fait un test ces dernières semaines : avec et sans planification de mes activités.

Bilan ? J’ai été bien plus productif les semaines où j’ai planifié.

C’est logique : quand vous planifiez explicitement toutes les choses que vous avez à faire, vous leur donner une existence.

Vous savez que de 10h à 10h30 vous devez traiter telle facture ou que de 14h à 15h vous avez prévu de rédiger tel mail.

Le fait de planifier vous donner aussi une perspective sur votre semaine et vous permet de prendre du recul :

  • Qu’est-ce que j’ai à faire ?
  • Qu’est-ce que je décide de faire ?
  • Qu’est-ce que je décide de déléguer ou ne pas faire ?
  • Qu’est-ce qui est important vs urgent ?
  • Qu’est-ce qui contribue à atteindre mes objectifs ?

Concrètement, voilà à quoi ressemble une semaine planifiée :

Agenda Google Calendar

Voilà des exemples d’activités que je planifie :

  • les plages de travail ;
  • les coups de fil à passer ;
  • les tâches administratives (faire les comptes, etc.) ;
  • les moments où je fais du sport (généralement avant le déjeuner).

A vous de trouver ce qui vous convient le mieux…

Rappelez-vous : ce qui n’est pas planifiées n’existent pas !

Autrement dit : si ce n’est pas calé dans votre agenda, il y a de forte chance pour que vous ne le fassiez pas.

Stratégie #4 : systématisez

Si les techniques d’organisation vous font perdre du temps au lieu de vous en faire gagner, ça ne marchera jamais.

Le truc pour s’en sortir est de mettre en place des systèmes et des routines pour automatiser votre processus d’organisation.

Prenons l’exemple de la planification.

A quel moment planifier ?

Comment vous vous y prenez ?

Quels types d’activités planifier ?

Etc.

Quel outil utiliser ?

J’avais l’habitude d’utiliser l’outil DoIt.im pour lister mes tâches. J’ai maintenant tendance  à me contenter d’un bon vieux carnet dans lequel je note ce que j’ai à faire chaque semaine et chaque jour :

Carnet pour s'organiser

 

J’ai remarqué qu’écrire à la main me permet de prendre plus de recul et de mieux organiser ma pensée.

Chaque semaine, j’utilise mon carnet pour faire le bilan de la semaine écoulée et me fixer des objectifs pour la semaine suivante (je fais généralement ça le dimanche soir pour la semaine suivante). Une fois que j’ai les idées plus claires, je planifie dans Google Calendar.

Une fois par mois, je fais également le bilan du mois écoulé et je fixe des objectifs pour le mois prochain. Et ainsi de suite.

Autre exemple : les notes de lecture.

J’ai pris l’habitude de prendre des notes quand je lis un livre (et j’ai là encore « standardisé » ma méthode : abréviations utilisées, format des feuillets, notations des références, etc.).

Ces notes ne me sont pas forcément utiles immédiatement, mais je sais qu’elles pourront servir un jour.

Notes de lecture

Exemple de notes de lecture (n’essayez pas de lire, j’écris trop mal)

 

En attendant, que faire de toutes ces petites feuilles ? Les laisser mourir dans un tiroir ou les exploiter au bon moment ? Et comment me souvenir qu’une de mes notes peut me servir ?

Simple : relisez vos notes périodiquement et faites-en un rituel.

Reliez par exemple vos notes une fois par trimestre (pensez à le planifier dans votre agenda, hein !).

Si une note résonne avec de vos projets du moment, vous serez en mesure de l’exploiter immédiatement…

Bref, vous avez compris l’idée !

Mettez en place un environnement une fois pour toute et respectez votre processus quoi qu’il arrive. Vous n’aurez plus à vous poser de question.

Stratégie #5 : soyez sélectif et agissez

Cette stratégie recoupe en partie la première (savoir dire « non »).

Première étape : sélectionnez les gens que vous fréquentez

Nous avons tous des relations plus ou moins anciennes que nous continuons à fréquenter par habitude ou parce que nous ne savons pas comment rompre. Des personnes dont on sent bien qu’elles nous font stagner.

Rappelez-vous cet adage : nous finissions par devenir la moyenne des cinq personnes que nous fréquentons le plus

Autrement dit votre style de vie, vos revenus, vos habitudes, etc. ressembleront à ceux de votre entourage le plus proche.

Faites un petit bilan : est-ce que votre entourage ressemble à ce que vous voulez devenir ?

Ensuite soyez sélectif : parmi ces personnes, lesquelles vos pompent votre temps et votre énergie ? Lesquels vous tirent vers le bas et vous éloignent de vos objectifs ? Lesquels au contraire vous inspire, vous donne du courage ?

(Note : vous n’êtes pas obligé de connaitre « en vrai » des personnes inspirantes. Fréquenter un auteur peut parfaitement convenir !)

Soyez aussi sélectif sur vos activités

Nous avons tous des milliers de choses à faire, mais toutes n’ont pas la même priorité. Apprenez à différencier l’urgent, l’important et le secondaire.

Faites-en une routine. Chaque fois que vous ajoutez quelque chose à votre « to-do list », posez-vous les questions suivantes :

  • Est-ce que ça me plaît vraiment ?
  • Est-ce que ça contribue à me rapprocher de la personne que je veux devenir ?
  • Est-ce que c’est vraiment obligatoire ?
  • Qui l’exige ?
  • Est-ce je suis le plus compétent ?
  • Qui pourrait le faire mieux ou plus rapidement que moi ?
Exercice : prenez une feuille et listez tout ce que vous pensez devoir faire au cours du prochain mois.

Passez au moins quinze minutes et listez le maximum de choses. Si une activité comporte plusieurs tâches, notez-les.

Quelles activités pouvez-vous déléguer ?

Quelles activités ont une deadline imposée (impôts, etc.) ?

Quelles activités ont le plus d’impact dans votre vie, pour votre famille ou pour votre métier/activité ?

Quelles activités pouvez-vous simplement NE PAS FAIRE ?

Stratégie #6 (bonus) : prenez des bonnes habitudes

Ce qui nous fait perdre du temps, c’est que nous n’avons pas acquis les bonnes habitudes ni mis en place les bonnes routines. Nous nous posons des questions qui ne valent pas le coup ou nous réinventons la roue à chaque fois.

Bonne nouvelle : vous pouvez adoptez de nouvelles habitudes qui vous aideront à progresser systématiquement et sans y penser.

C’est pourquoi j’ai créé un guide gratuit contenant 11 habitudes-clés pour devenir plus productif et arrêter de procrastiner.

Couverture guide productivitéVoilà ce que vous allez découvrir :

  • Les 11 habitudes des personnes les plus productives sur Terre
  • Comment rester concentré sur vos activités-clés
  • Comment rester motivé et persévérer

… et bien plus.

Ce guide contient aussi des liens vers des livres et un module gratuit de formation en ligne.

Pas besoin d’attendre : téléchargez le guide, essayez les techniques proposées et devenez plus productif une bonne fois pour toute.

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